Jeśli jesteś przedsiębiorcą i swój prywatny samochód chcesz wykorzystywać w celach służbowych, możesz ująć go w kosztach podatkowych i zaoszczędzić. Nie musisz wprowadzać auta do ewidencji środków trwałych. Podpowiadamy, jak rozliczyć prywatny samochód w firmie łatwo i korzystnie.
Jak rozliczyć samochód w firmie jednoosobowej?
Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i zastanawiasz się nad optymalną metodą rozliczania samochodu, który wykorzystujesz w ramach prowadzenia biznesu? Nie musisz kupować samochodu firmowego, żeby korzystać z auta w celach biznesowych. Nie musisz nawet wprowadzać go do ewidencji środków trwałych, czyli czynić oficjalnym składnikiem majątku firmy.
Jeśli:
- posiadasz samochód prywatny;
- chcesz korzystać z niego zarówno prywatnie, jak i służbowo;
- nie chcesz prowadzić ewidencji przebiegu auta
- ani formalnie wiązać pojazdu z firmą,
możesz skorzystać z możliwości rozliczenia 20% wydatków poniesionych w związku z eksploatacją samochodu. Takie rozliczanie prywatnego samochodu w działalności gospodarczej jest możliwe na mocy art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT, która określa ten limit.
Praktyczna porada: przez 5 lat zachowaj faktury za usługi, które rozliczasz. Mogą być przydatne w razie kontroli z Urzędu Skarbowego. Zatroszcz się, by na każdej z nich widniały Twoje dane firmowe, włącznie z NIP-em. W dokumentacji możesz dołączać także tzw. faktury uproszczone, czyli paragony z NIP-em, za wydatki do 450 zł. Papier, na którym drukowane są paragony lubi z czasem blaknąć ‒ dobrze jest więc skanować i kserować paragony wtedy, kiedy są jeszcze w pełni czytelne. Na wypadek kontroli dobrze jest gromadzić też potwierdzenia przelewów bankowych.
Zatem jak rozliczyć samochód prywatny w firmie, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą?
- Zbieraj faktury za koszty eksploatacji, które możesz rozliczyć. Wielkim ułatwieniem będzie karta paliwowa, dzięki której zbiorczo opłacisz faktury za tankowanie. To bezgotówkowy sposób rozliczania zakupów na stacji benzynowej, dzięki któremu unikasz nagromadzenia dokumentów i upraszczasz rozliczenie, bo w podsumowaniu kosztów pomoże Ci aplikacja z Twoim indywidualnym panelem klienta. To łatwiejsze i szybsze niż księgowanie każdej faktury osobno. A jeśli Twoja księgowość rozlicza Cię od liczby faktur ‒ zbiorcze zestawienie wydatków paliwowych w danym miesiącu będzie rozwiązaniem ekonomicznym również w tym aspekcie.
- Zsumowaną kwotę do rozliczenia notuj w Księdze Przychodów i Rozchodów. Jeśli samodzielnie zajmujesz się księgowością w swojej firmie, możesz używać któregoś z popularnych programów księgowych albo skorzystać z formularza udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.
Co istotne, rozliczanie prywatnego samochodu w działalności gospodarczej jest możliwe także wówczas, gdy jesteś jego współwłaścicielem (na przykład wespół z mężem/żoną). Nie trzeba przenosić własności na właściciela firmy. Wystarczą dowody, że faktycznie korzysta on ze wspólnego auta w celach biznesowych (takiej jak faktury wystawiane na przedsiębiorcę).
Koszty prywatnego samochodu w firmie
Wiemy już, w jaki sposób rozliczyć 20% kosztów eksploatacyjnych samochodu prywatnego, z którego korzystamy również służbowo. Przyjrzyjmy się temu, co konkretnie można odliczyć, a czego nie.
Koszty eksploatacji samochodu prywatnego w firmie to na przykład:
- paliwo;
- ubezpieczenie;
- opłaty za przegląd;
- koszty napraw i części zamiennych;
- rachunki za parkingi, myjnie, przejazdy autostradą.
Tego rozliczyć nie można:
- kosztu kupna tego samochodu;
- mandatów i innych kar pieniężnych;
- wydatków prywatnych, takich jak wyjazd na wakacje.
Samochód prywatny w działalności gospodarczej a VAT
Jeżeli stosujesz model mieszany, czyli korzystasz z auta prywatnie i służbowo, możesz odliczyć 50% VAT (art. 86a ust. 1 i 2 ustawy o VAT). Wydatki, od których można odliczyć połowę podatku VAT to w większości te same koszty, które wymieniliśmy powyżej. Wszelkie opłaty, które wynikają z konieczności używania samochodu, jak jego tankowanie, mycie, bieżące naprawy ‒ od tego wszystkiego zapłacisz tylko połowę VAT. Dotyczy to również takich wydatków jak abonament na parking czy opłaty na bramkach na autostradzie (o ile przejazd ma charakter służbowy, a nie jest rodzinną wycieczką na wczasy).
Podatku od wartości dodanej nie odliczysz od ubezpieczenia, dlatego że składka OC jest zwolniona z VAT ‒ nie ma zatem czego odliczać.
Rozliczanie kosztów samochodu prywatnego w firmie ‒ 2026 rok ma przynieść pewne zmiany, ale będą dotyczyć aut firmowych, czyli takich, które zostały wprowadzone do majątku firmy, oraz leasingowych. Zmienią się limity wartości pojazdów, od których wydatki będzie można zaliczyć do kosztów.
Jeśli uznasz, że to dla Ciebie bardziej opłacalne, bo faktycznie samochód służy Ci wyłącznie do celów firmowych, w każdej chwili możesz wprowadzić prywatne auto do ewidencji środków trwałych Twojego przedsiębiorstwa. O tym, jak wówczas wygląda użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych, przeczytasz w osobnym artykule na naszym blogu.
Mogą Cię zainteresować również te teksty: