Jeśli Twój pracownik używa swojego samochodu prywatnego dla celów służbowych, najpopularniejszym sposobem rozliczenia tego z Tobą jako pracodawcą jest tzw. kilometrówka. To potoczna nazwa, która określa metodę prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, uwzględniając stawkę za jeden kilometr przejechanej trasy. Jak wyliczyć kilometrówkę? Wyjaśniamy krok po kroku.
Rozliczanie kilometrówki ‒ jak to wygląda?
Najczęściej ewidencja przebiegu pojazdu ma formę systematycznie uzupełnianego dzienniczka, w którym osoba korzystająca z prywatnego auta do celów służbowych, powinna odnotowywać:
- datę przejazdu;
- cel podróży;
- opis trasy (skąd ‒ dokąd);
- stan licznika sprzed wyruszenia w drogę i w momencie dotarcia do celu;
- liczbę przejechanych kilometrów.
W ewidencji powinny znaleźć się także dane osobowe pracownika oraz informacje o parametrach pojazdu, w tym numer rejestracyjny oraz najważniejsza dla obliczenia kilometrówki ‒ pojemność silnika wyrażona w centymetrach sześciennych.
Podstawą rozliczenia jest ustawowo określona, maksymalna stawka za kilometr przebiegu. Pracodawca, na mocy wewnętrznego regulaminu firmy albo zapisu w umowie ze swoim pracownikiem może zdecydować o niższej kwocie niż ta określona w przepisach. Może też ustalić stawkę wyższą, ale wówczas nadwyżkę ‒ różnicę między kwotą ustawową a faktyczną ‒ trzeba opodatkować.
Obliczanie kilometrówki ‒ wzór
Wiemy już, czym jest kilometrówka w teorii. Oto, jak w praktyce wygląda rozliczanie kilometrówki. Wzór matematyczny prezentuje się następująco:
koszt do rozliczenia = stawka za km (odpowiednia dla pojazdu, którym odbywa się podróż służbowa) × liczba przejechanych kilometrów
Aktualne stawki do rozliczania kilometrówki w Polsce są następujące:
- 0,89 zł za samochód osobowy do 900 cm³ pojemności silnika;
- 1,15 zł za samochód osobowy powyżej 900 cm³ pojemności silnika;
- 0,69 zł za motocykl;
- 0,42 zł za motorower.
Chociaż obliczanie kilometrówki jest proste matematycznie, to wymaga dokładności, bo to dokument podatkowy i księgowy. Konsekwencją pomyłek może być nieuznanie kosztów, a za błędy celowe grozi nawet odpowiedzialność karno-skarbowa.
Co ciekawe, dla przejazdów lokalnych, czyli na przykład wizyt u klientów w okolicy, w Ustawie o transporcie drogowym zapisano maksymalne liczby kilometrów, które można przejechać miesięcznie w ramach kilometrówki. I tak wynoszą one odpowiednio 300 km, 500 km i 700 km dla gmin do 100 tys. mieszkańców, pomiędzy 100 tys. a 500 tys. mieszkańców oraz dla gmin powyżej 500 tys. mieszkańców.
Limity te nie obowiązują, jeśli mamy do czynienia z delegacją, czyli wyjazdem poza stałe miejsce pracy pracownika.
Jak liczyć kilometrówkę w przypadku wyjazdów zagranicznych?
Tak samo. Niezależnie od trasy, stawki są takie same i zawsze wyrażone w polskiej walucie.
Jak rozliczyć kilometrówkę? Przykład
Jak już wiemy, jednym z częściej stosowanych sposobów prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest kilometrówka. Przykład rozliczenia tą metodą w firmie świadczącej usługi montażowe może wyglądać następująco:
W danym miesiącu odbyły się dwa wyjazdy w celach biznesowych, do których wykorzystano prywatny samochód osobowy pracownika o pojemności silnika 1200 cm³. Ewidencja przebiegu pojazdu może wyglądać tak (pomijamy oczywiście dane osobowe itp.):
12 września 2025 roku ‒ wyjazd do klienta na montaż ‒ trasa z Krakowa do Bochni ‒ 43 km
16 września 2025 roku ‒ wyjazd w ramach reklamacji u klienta ‒ trasa z Krakowa do Słomnik ‒ 32 km
Wyliczenie kilometrówki: 43 km × 1,15 zł + 32 km × 1,15 zł = 86,25 zł. Tyle pracodawca powinien zwrócić swojemu pracownikowi z tytułu wykorzystywania jego prywatnego samochodu do celów służbowych.
W tym temacie warto też zainteresować się ułatwieniem sobie rozliczania kosztów paliwowych. Dzięki czemu może być to znacznie prostszy proces? Dzięki kartom paliwowym. Zajrzyj do oferty Flotex i spraw, że ewidencjonowanie wyjazdów firmowych i ich kosztów będzie znacznie łatwiejsze!