Samochód służbowy do celów prywatnych

O samochodzie służbowym mówimy wówczas, kiedy jest kupiony na firmę (ewentualnie wynajmowany w ramach leasingu) i służy do realizacji zadań związanych z prowadzeniem działalności. Wyłącznie albo w modelu mieszanym, czyli częściowo służbowo, a częściowo ‒ prywatnie.

Użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych

Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych jest możliwe zarówno przez właściciela firmy, jak i jej pracownika. Przyjrzyjmy się obu scenariuszom.

Scenariusz 1. Dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, Ty i firma to jedno. Jako auta firmowego używasz swojego własnego pojazdu, który albo amortyzujesz w firmie albo jednorazowo wrzucasz w koszty. Opisaliśmy to szczegółowo w artykule o rejestrowaniu auta na firmę.

Możesz mieć samochód w pełni firmowy. Musisz wówczas prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i wówczas 100% eksploatacji pojazdu możesz wrzucić w koszty, ale nie wolno Ci korzystać z niego w celach prywatnych.

Częściej wybierany przez przedsiębiorców, bo mniej ograniczający model to ten mieszany, w którym prywatnego samochodu używają do celów służbowych, a wydatki z tym związane wrzucają w koszty i odliczają od podatku (do 75% kosztów eksploatacyjnych i 50% VAT).

Największe korzyści, jakie płyną z używania samochodu służbowego do celów prywatnych, to:

• • możliwość redukcji podatku dochodowego poprzez wrzucanie w koszty wydatków ponoszonych na: paliwo, ubezpieczenie, naprawy itd.;

• • brak konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu;

• swoboda użytkowania auta.

Scenariusz 2. Dla przedsiębiorcy zatrudniającego pracownika, który korzysta z samochodu służbowego

Jeżeli pracodawca godzi się na wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych przez swojego pracownika, traktuje się to jako benefit i rozlicza ryczatłem. Nie ma zatem znaczenia, jak dużo pracownik używa takiego samochodu. Ustawa przewiduje 250 zł lub 400 zł jako dodatkową wartość przychodu takiej osoby.

Pracownik z pracodawcą powinni mieć pisemną umowę użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych, a w niej jasno określone zasady korzystania plus uzgodnienia takich kwestii, jak kto ponosi koszty na przykład w przypadku awarii.

Co do zużycia paliwa, tutaj również są dwie możliwości:

• • finansowanie paliwa dla celów prywatnych przez firmę;

• • finansowanie paliwa dla celów prywatnych przez pracownika.

Z pomocą przychodzą tutaj karty paliwowe od Flotex ‒ wygodny i bezpieczny sposób na rozliczenie tankowań dla celów służbowych. Wystarczy, że pracownik płaci za paliwo dedykowaną kartą paliwową, a jego szef wszystkie faktury otrzymuje zbiorczo. Nie musi wówczas prowadzić żadnej ewidencji, ponieważ pracodawca ma dostęp do danych z poziomu użytkownika naszego panelu klienta.

Inne korzyści z używania naszych kart paliwowych dla przedsiębiorcy:

• • aktualizacja stanu licznika przy każdym tankowaniu;

• • rejestrowanie lokalizacji pojazdu w momencie tankowania (a w przypadku pakietu rozszerzonego: również w czasie rzeczywistym);

• • czytelny, indywidualny panel klienta online ‒ możliwość wglądu w dane z dowolnego miejsca, o dowolnej porze;

• • informacja o wszystkich parametrach jazdy w opcji rozszerzonej.