Karty paliwowe
Karty paliwowe to inteligentne rozwiązanie dla firm, które chcą mieć pełną kontrolę nad wydatkami na paliwo i jednocześnie realnie oszczędzać. Dzięki kartom paliwowym zyskujesz wygodę jednej faktury, limity wydatków, większe bezpieczeństwo transakcji oraz lepsze zarządzanie flotą bez zbędnego stresu. To prosty sposób, by Twój biznes działał sprawniej, szybciej i bardziej przewidywalnie.
Przydatna wiedza na start
Jak działa karta paliwowa?
Karta paliwowa (inaczej karta flotowa) jest tzw. kartą przedpłaconą, ale służy wyłącznie do opłacania wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu firmowego – bierzemy tu pod uwagę przede wszystkim paliwo, ale też zakupy związane z eksploatacją samochodu realizowane na stacjach benzynowych. Co ważne, wszystkie transakcje są rejestrowane w systemie operatora, a klient (firma) otrzymuje zbiorczą fakturę za wszystkie płatności wykonane kartą flotową (bądź kartami ‒ jeśli jest ich więcej we flocie jednego przedsiębiorcy) w danym okresie rozliczeniowym.
Kto może korzystać z karty paliwowej?
Z karty paliwowej mogą korzystać przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą – zarówno jednoosobowe firmy, jak i małe, średnie oraz duże przedsiębiorstwa posiadające samochody służbowe. W praktyce karty flotowe są dostępne także dla firm z jednym autem, które chcą uporządkować rozliczanie kosztów paliwa i wydatków drogowych.
Jakie oszczędności daje karta paliwowa?
Karta paliwowa pozwala mniej płacić za paliwo dzięki zniżkom lub stałym preferencyjnym warunkom cenowym oferowanym przez operatora. W marce Flotex mamy też tzw. FLOTEX LIST PRICE, czyli listę cen paliw na stacjach MOYA i AMIC ‒ różnice niejednokrotnie sięgają kilkudziesięciu groszy na litrze paliwa, co sprawia, że klienci marki Flotex kupują paliwo po cenach hurtowych!
Czy karta paliwowa się opłaca? Jak najbardziej! Dodatkowe oszczędności przy korzystaniu z kart flotowych wynikają też z uproszczonej księgowości (jedna faktura zamiast wielu paragonów) oraz lepszej kontroli zużycia paliwa. W praktyce dla wielu firm karta paliwowa się opłaca nie tylko przez rabaty, ale także przez mniejsze koszty administracyjne i czasowe.
Jak wygląda proces wdrożenia kart flotowych?
Gdzie kupić kartę flotową? Możesz to zrobić albo u poszczególnych marek paliwowych, albo u operatora, który da Ci szansę na zbiorcze korzystanie z niższych cen na różnych stacjach ‒ tak właśnie działa Flotex. Jak zatem zamówić u nas karty flotowe?
Firma zawiera umowę z operatorem Flotex i przekazuje podstawowe dane rejestrowe (np. NIP, dane działalności), a także wypełnia wniosek online o wydanie karty (lub kart). Nie wymagamy od naszych klientów poświadczeń bankowych czy ubezpieczeniowych, gdyż funkcjonujemy w systemie przedpłaconym. Po podpisaniu umowy karty są przygotowywane i wysyłane do przedsiębiorcy pocztą tradycyjną, który przypisuje je do pojazdów lub kierowców. Cały proces jest zdalny i może potrwać do około 2 tygodni – sama wysyłka kart realizowana jest do 10 dni roboczych.
Jak wygląda rozliczanie i fakturowanie?
Wydatki wykonane kartami flotowymi są kumulowane i rozliczane zbiorczo – w cyklu miesięcznym. Firma otrzymuje jedną fakturę obejmującą wszystkie transakcje paliwowe i samochodowe z tego okresu, co znacząco upraszcza księgowość i ewidencję kosztów pojazdów. Wraz z wprowadzeniem KSeF taka faktura jest wystawiana w systemie państwowym, ale jednocześnie klient ma do niej dostęp w formie PDF poprzez panel klienta.
Odkrywamy karty
Jak obniżyć koszty tankowania? Pytanie to zadaje sobie każdy przedsiębiorca, który szuka sposobu na optymalne zarządzanie firmową flotą. Oferta FLOTEX POLSKA wychodzi naprzeciw oczekiwaniom właścicieli małych i średnich firm, dając możliwość bezgotówkowego zakupu paliwa na stacjach ORLEN, BP, Shell, MOYA oraz AMIC. Dzięki naszym kartom flotowym możesz dokonywać szybkich, wygodnych i bezpiecznych zakupów na ponad 4 400 stacji paliw w Polsce!
Ułatwiamy życie przedsiębiorcom
Cyklicznie, każdego miesiąca, otrzymają Państwo fakturę zbiorczą wraz z zestawieniem wpłat i rozliczeń, a także specyfikację wszystkich transakcji. Faktura wystawiana jest w formie elektronicznej, a wgląd do niej wymaga jedynie dostępu do Internetu i podania dedykowanego loginu oraz hasła.
FLOTEX POLSKA wychodząc naprzeciw zmieniającym się standardom w zakresie rozliczeń VAT, generuje na Panelu Klienta numer prefiks faktury do płatności metodą split payment, co znacząco ułatwia i porządkuje formalności związane z księgowością w firmie.
Korzystanie z systemu faktury elektronicznej zapewnia m.in.:
- archiwizację dokumentów w wersji elektronicznej (PDF) przez okres wymagany prawem – co najmniej 5 lat,
- możliwość szybkiego wyszukiwania, sortowania dokumentów według ustalonych kryteriów, np. data wystawienia, numer dokumentu,
Topowe karty flotowe, topowe rozwiązania!
Nasze karty paliwowe pozwalają na bezgotówkowy zakup paliw na wszystkich stacjach ORLEN, BP, SHELL, MOYA oraz AMIC. Karty paliwowe FLOTEX POLSKA działają w systemie pre-paid, co sprawia, że nasi Klienci mogą dobrowolnie i w pełni kontrolowany sposób zarządzać środkami przeznaczonymi na zakupy dokonywane na stacjach paliw. Dokonywanie transakcji na stacjach koncernowych odbywa się za pomocą dedykowanych do nich kart, a rozliczanie (w tym fakturowanie) – z jednego konta, co znacznie ułatwia zarządzanie.
Przy pomocy kart paliwowych ORLEN, BP oraz Shell można także wnosić opłaty za przejazd płatnymi odcinkami autostrad A1, A2 i A4. Transakcje te znajdą się na fakturze zbiorczej.
Proponujemy trzy rodzaje kart:
Kartę na numer rejestracyjny – służy wyłącznie do tankowania przypisanego do niej pojazdu.
Kartę imienną – wystawianą na imię i nazwisko kierowcy, pozwala zatankować dowolny samochód lub napełnić zbiornik zewnętrzny.
Kartę wydaną na firmę – przypisana do danych ogólnych firmy, pozwala tankować dowolny samochód lub zbiornik zewnętrzny.
Dodatkowo, każdej karcie przydzielane są limity zakupów spośród towarów i usług dostępnych na stacjach paliw. Są to tzw. pakiety kartowe wybierane przy zamawianiu karty. Oferujemy także możliwość wybrania opcji podawania stanu licznika kilometrów na stacji, co daje większe możliwości analiz zużycia paliwa przez samochód firmowy.
Dzięki systemowi przedpłaconemu,
w porównaniu z ofertami koncernów, nie wymagamy od naszych Klientów gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych czy składania depozytu. Do zawarcia umowy
o wydanie i używanie kart paliwowych potrzebne są jedynie skany dokumentów rejestrowych firmy (odpis KRS lub CEIDG) oraz wypełnienie wniosku online o wydanie
i używanie kart. Karty paliwowe zostają przesłane kurierem. Czas dostarczenia kart to do 10 dni roboczych.