Praca zdalna w sektorze MŚP – korzyści i zagrożenia

Praca zdalna w sektorze MŚP – korzyści i zagrożenia

Przez długie dekady pewne uwarunkowania powodowały, że praca biurowa była możliwa wyłącznie w siedzibie pracodawcy. Tylko firmy dysponowały bowiem odpowiednim sprzętem i oprogramowaniem, które było niezbędne do wykonywania służbowych obowiązków. Jednak w XXI wieku te uwarunkowania po prostu przestały obowiązywać. Teraz praktycznie każdy ma w swoim domu sprzęt umożliwiający wykonywanie niemal wszystkich czynności zawodowych. Nic więc dziwnego, że praca zdalna zaczyna być modelem, który coraz częściej wypiera tradycyjną formę zatrudnienia. Czy małe i średnie firmy mogą zyskać na takim trendzie? Dlaczego praca zdalna może być dla nich realną szansą na rozwój?

JAKIE SĄ NAJWAŻNIEJSZE KORZYŚCI PRACY ZDALNEJ DLA FIRM Z SEKTORA MŚP?

Zacznijmy od tego, że sam charakter pracy zdalnej zapewnia unikalne korzyści pod względem zarządzania firmowym budżetem. W pierwszej kolejności trzeba tutaj wspomnieć o znaczącym ograniczeniu określonych wydatków. Firma nie musi bowiem przeznaczać tak dużych środków na utrzymanie biura i związane z nim koszty. Przykładem może być obniżenie wydatków za zużycie energii elektrycznej.

Kolejnym ważnym aspektem jest znaczące rozszerzenie zdolności operacyjnych. Tutaj trzeba wziąć pod uwagę kilka czynników. Po pierwsze, praca zdalna może bardzo korzystnie wpływać na efektywność pracowników. Wiele osób narzeka przecież na to, że dojazdy do pracy zabierają im sporo czasu i energii.

Po drugie, praca zdalna często okazuje się wybawieniem w tzw. sezonach grypowych. W takich okresach często powtarza się podobny scenariusz. Przeziębiony pracownik przychodzi do biura, gdzie zaraża swoich kolegów oraz koleżanki. Później mija kilka dni i nagle na biurku pracodawcy ląduje kilka zwolnień lekarskich. Na szczęście praca zdalna może temu skutecznie zapobiegać, bo lekko przeziębieni pracownicy mogą wówczas pracować z własnego mieszkania. Co więcej, istnieje duże prawdopodobieństwo, że przy takim trybie pracy przeziębieni pracownicy będą w stanie szybciej wrócić do zdrowia, a co za tym idzie – do swoich obowiązków.

Po trzecie, współpraca na zasadach pracy zdalnej niweluje problem bariery lokalizacyjnej. Przy takiej formie zatrudnienia firma może skorzystać z usług ekspertów, którzy mieszkają w zupełnie innej części Polski, a nawet poza granicami naszego kraju. Dostęp do usług takich specjalistów znacząco zwiększa pole manewru przy tworzeniu zespołu.

PRZYKŁADY OPTYMALIZACJI KLUCZOWYCH PROCESÓW DZIĘKI PRACY ZDALNEJ

Niezwykle dynamiczny rozwój technologii stał się bez wątpienia jednym z symboli XXI wieku. Jednak dzisiejsze czasy przynoszą nam nie tylko nowe możliwości, ale także nowe wyzwania. Doskonale wiedzą o tym wszyscy przedsiębiorcy, ponieważ ostatnie lata upłynęły pod znakiem ogromnego wzrostu konkurencji, który można zaobserwować właściwie w każdej branży.

Z tego względu zdobycie rynkowej przewagi nad konkurencją jest obecnie trudniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Aby wypracować taką przewagę, firma musi postawić na skoordynowane działania w wielu różnych obszarach. Na szczęście praca zdalna może zapewnić optymalizację kilku kluczowych procesów i w ten sposób ułatwić uzyskanie wspomnianej przewagi. O jakich procesach mowa?

Pierwszym ważnym przykładem będzie szeroko pojęta komunikacja. Nikogo zapewne nie zaskoczy stwierdzenie, iż w dzisiejszym świecie sprawna wymiana informacji jest kwestią o fundamentalnym znaczeniu. W biznesie dotyczy to zwłaszcza komunikacji z klientami oraz wszelkimi partnerami. Co więcej, praktycznie wszystkie firmy korzystają obecnie z form komunikacji online, aby uzyskać możliwie najlepszy przepływ informacji. To sprawia, że pracownicy zdalni mogą równie szybko, jak ich stacjonarni odpowiednicy, porozumiewać się z klientami i kontrahentami.

Drugą istotną płaszczyzną jest zarządzanie dokumentacją. Pracownicy zdalni mogą korzystać z różnych baz danych, aby bezpiecznie przechowywać wszystkie poufne informacje. Co ważne, takie informacje przy odpowiedniej konfiguracji będą łatwo dostępne dla wszystkich upoważnionych pracowników. Jest więc to bardzo praktyczna i bezpieczna alternatywa.

ZAGROŻENIA ZWIĄZANE Z PRACĄ ZDALNĄ – NA CO WARTO ZWRACAĆ UWAGĘ?

Niepodważalne zalety pracy zdalnej nie mogą jednak przesłonić pewnych aspektów, które z perspektywy pracodawców są znacznie mniej korzystne. Dlatego przy planowaniu współpracy w takiej formie warto zwrócić szczególną uwagę na te kwestie. To może bowiem pomóc w uniknięciu wielu potencjalnych problemów.

Zdecydowanie najważniejszym zagadnieniem będzie ustalenie kluczowych zasad związanych z szeroko pojętą komunikacją. Pracodawca powinien przede wszystkim ustalić z pracownikami, jaka metoda komunikacji będzie pierwszym wyborem przy realizacji projektu. Jednocześnie warto od razu ustalić alternatywny kanał kontaktu, gdyby z tym pierwszym wystąpiły np. problemy natury technicznej.

W związku z tym idealną opcją byłby wybór dwóch różnych kanałów kontaktu. Przykładowo, pierwszym z nich może być wybrany komunikator online, a opcją zapasową niech będzie kontakt telefoniczny. Przy takim schemacie nawet ewentualna awaria internetu nie spowoduje utraty możliwości kontaktowych.

Kolejnym ważnym punktem będzie ustalenie zasad dyspozycyjności pracowników. W przypadku stacjonarnej pracy w biurze pracodawca zawsze ma pewność, że pracownik jest na swoim stanowisku. Natomiast przy pracy zdalnej może to już wyglądać inaczej. Dlatego warto od razu ustalić, w jakich godzinach pracownik musi być dyspozycyjny. W tym schemacie należy także uwzględnić ewentualne zebrania i inne podobne wydarzenia.

Jeżeli chodzi o samą realizację projektów w systemie zdalnym, warto położyć szczególny nacisk na ustalenie tzw. kamieni milowych. Wszyscy pracownicy powinni pamiętać o tym, kiedy upływają terminy realizacji poszczególnych etapów projektu. Późniejsze egzekwowanie takich terminów ma ogromne znaczenie pod kątem zarządzania zespołem.

PODSUMOWANIE

Popularyzacja pracy zdalnej jest zjawiskiem, które już na zawsze odmieni rynek pracy. Obecna technologia sprawia, że liczni pracownicy mogą wykonywać praktycznie wszystkie swoje obowiązki zawodowe z poziomu własnego mieszkania. Co istotne, praca zdalna pozwala na ograniczenie pewnych wydatków oraz optymalizację kilku kluczowych procesów. Dzięki temu może być ona świetnym rozwiązaniem w przypadku małych i średnich firm. Przy wyborze takiej formy kooperacji trzeba jednak zadbać o ważne kwestie, takie jak: ustalenie zasad komunikacji, dyspozycyjności oraz przestrzeganie terminów realizacji kluczowych etapów projektów. W ten sposób można od razu wypracować pewne schematy współpracy, dzięki którym cała kooperacja stanie się bardziej efektywna.