Odpowiednie rozliczenie paliwa to kwestia niezwykle ważna dla wszystkich firm, które opierają całość (lub część) swojego biznesu na przemieszczaniu się pojazdami służbowymi. Temat ten wymaga odpowiedniego podejścia, zwłaszcza w przypadku małych i średnich firm, w których kluczowa jest optymalizacja ponoszonych kosztów paliwa w działalności gospodarczej. Przyjrzyjmy się razem metodom, które pozwalają na efektywniejsze rozliczanie kosztów paliwa tysiącom przedsiębiorców!
Jak rozliczyć paliwo w firmie?
Będąc przedsiębiorcą koszty paliwa w działalności gospodarczej możemy rozliczać na wiele sposobów. Pierwszym krokiem oczywiście jest wybór odpowiedniej i zarazem najwygodniejszej metody płacenia za tankowane paliwo. Tradycyjną opcją jest gotówka, która jednak w obecnych czasach kojarzy się jako przestarzały środek płatności. Drugim rozwiązaniem jest karta paliwowa, która w przeciwieństwie do gotówki ułatwia monitorowanie i raportowanie zużycia paliwa. Sprawdzi się ona dobrze zarówno w przypadku małych, średnich, jak i dużych doświadczonych już na rynku firm.
Karty paliwowe to opcja, która pozwala na znacznie sprawniejsze rozliczenie paliwa w firmie przez dział księgowy, co jest niezwykle istotne zwłaszcza gdy ilość miesięcznych faktur za opłacenie paliwa jest duża. Posiadając te karty firmy, mogą ograniczyć swoje rozliczenie paliwa do jednej zbiorczej faktury w miesiącu. Jednocześnie, pozwala oszczędzić od kilku do kilkudziesięciu groszy na litrze paliwa, w przypadku tankowania na stacjach tego samego dostawcy.
Monitoring, optymalizacja i raportowanie zużycia paliwa
Aby zoptymalizować koszty paliwa w firmie, koniecznie wprowadź zapis stanu licznika, który będzie aktualizować się każdorazowo podczas tankowania na stacji. Pozwala to nie tylko na kontrolę dystrybucji paliwa, lecz także zmniejsza pole do nadużyć i nieuczciwych praktyk pracowników. Często już sama implementacja takiego systemu może być impulsem do zmiany zachowań wśród pracowników, prowadząc tym samym do oszczędności w zużyciu paliwa. Optymalizacja zależy przede wszystkim od tego, jak i czym jeżdżą poszczególni kierowcy — to właśnie w ich zachowaniach znajduje się największa przestrzeń do zmiany.
Rozliczanie kosztów paliwa w firmie – praktyczne wskazówki
System rozliczania paliwa warto oprzeć o raporty, które następnie można analizować pod względem przestrzeni do poprawy. Łatwo pozwolą one na sprawdzenie, jakie samochody generują największe koszty, co pozwala na zidentyfikowanie źródła problemu, nieekonomicznego użytkowania firmowej floty. Znając problem, z łatwością można podjąć pierwsze kroki zmierzające do jego rozwiązania, takie jak osobiste rozmowy z pracownikami o ich stylu jazdy czy wymiana tych samochodów, których zużycie paliwa, znacznie przekracza dopuszczalne normy.
Jak odliczyć koszty paliwa?
A jak wygląda to od strony prawnej? Rozliczenie paliwa reguluje ustawa o podatku dochodowym. To, ile kosztów możesz odliczyć, zależy w dużej mierze od rodzaju prowadzonej działalności. Jeśli jesteś płatnikiem VAT, przysługuje Ci 100% odliczenia podatku od kosztów zakupu pojazdów oraz kosztów jego użytkownika. Musi być to jednak samochód używany wyłącznie na potrzeby firmy, z prowadzoną kilometrówką i po rejestracji w Urzędzie Skarbowym. Jeśli nie możesz korzystać z pojazdu wyłącznie służbowo, pozostaje Ci odliczenie 50% podatku. Metoda ta pozwala jednocześnie na zakwalifikowanie do kosztów 75% wartości faktury powiększonej o 50% VAT, którego nie odliczasz.