Kupiłeś samochód i chcesz wprowadzić go do firmy? Przedstawimy Ci ten proces krok po kroku. Na zarejestrowanie samochodu na firmę masz 30 dni od dnia zakupu, więc już teraz sprawdź, co musisz zrobić i jakie dokumenty przygotować.
Jak zarejestrować samochód na firmę?
Jako przedsiębiorca z sektora MŚP masz do wyboru wprowadzenie auta do środków trwałych firmy ‒ możesz wówczas amortyzować samochód, czyli uwzględniać jego eksploatację w kosztach ‒ albo tylko używać prywatnego samochodu do celów firmowych i rozliczać część kosztów (np. w ramach kilometrówki). Skupmy się na tej pierwszej opcji.
Jak zarejestrować auto na firmę?
- skompletuj potrzebne dokumenty;
- udaj się do wydziału komunikacji właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania;
- złóż wniosek i dołącz wymagane dokumenty;
- opłać koszt dowodu rejestracyjnego i ewentualnych tablic, nalepek legalizacyjnych, itp.
Od ręki otrzymasz tymczasowy dowód rejestracyjny, a po dwóch do czterech tygodni ‒ ten właściwy.
Wniosek i dokumenty możesz załączyć online ‒ za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Wciąż jednak urząd może wezwać Cię do okazania oryginałów. Będziesz też musiał osobiście odebrać dowód rejestracyjny, tablice i naklejki legalizacyjne.
Wniosek o rejestrację pojazdu na firmę
W urzędzie albo za pośrednictwem platformy internetowej konieczne jest wypełnienie formularza, w którym podajesz:
- dane właściciela pojazdu;
- dane ewentualnych współwłaścicieli;
- dane pojazdu;
- tryb rejestracji samochodu na działalność gospodarczą (stała lub czasowa; ewentualnie indywidualne tablice).
Do wniosku załączasz komplet dokumentów.
Rejestracja samochodu na firmę: dokumenty
Dokumenty potrzebne do rejestracji samochodu firmowego to:
- dowód rejestracyjny (plus tablice rejestracyjne, jeśli samochód był już wcześniej rejestrowany);
- karta pojazdu;
- umowa kupna-sprzedaży lub faktura VAT jako dowód własności pojazdu;
- ważne badanie techniczne;
- polisa OC;
- dowód osobisty;
- potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej za rejestrację samochodu firmowego. Dokumenty trzeba dostarczyć do wydziału komunikacji albo skorzystać z Elektronicznej Skrzynki Podawczej.
Przydadzą się także NIP firmy oraz wydruk z CEIDG lub KRS, zależnie od rodzaju działalności, którą prowadzisz.
Rejestracja samochodu na jednoosobową działalność gospodarczą
Rejestracja auta na jednoosobową działalność to dość prosta formalność, która pozwala zmniejszyć obciążenie podatkowe Twojej firmy.
W praktyce rejestracja samochodu na firmę jednoosobową jest rejestracją na osobę fizyczną – właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej. To zatem Twoje imię i nazwisko widnieje w dowodzie rejestracyjnym pojazdu.
W takim razie jak zarejestrować samochód na firmę jednoosobową? Dopiero po zarejestrowaniu auta na siebie w wydziale komunikacji możesz włączyć je do firmy. Jak to zrobić?
- jeśli wartość samochodu przekracza 10 tys. zł, warto wprowadzić je do firmy jako środek trwały i amortyzować, czyli określić wartość początkową, a następnie księgować w kosztach wydatki związane z eksploatacją pojazdu (paliwo, naprawy, ubezpieczenia itd);
- jeśli wartość auta jest mniejsza niż 10 tys. zł, możesz jednorazowo wrzucić zakup auta w koszty.
Rejestracja samochodu na spółkę z o.o.
Tu sprawa wygląda nieco inaczej, bo auto rejestrowane jest na osobę prawną, czyli spółkę. W dowodzie rejestracyjnym jako właściciel widnieje pełna nazwa spółki wraz z jej siedzibą. W wydziale komunikacji w imieniu spółki występuje jej pełnomocnik (np. członek zarządu). Powinien on mieć przy sobie pełnomocnictwo do reprezentowania spółki, dowód zakupu auta wystawiony na spółkę, aktualny odpis z KRS i dowód osobisty.
Rejestracja samochodu ciężarowego na firmę
Procedura rejestracji ciężarówki na firmę wygląda podobnie: w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej jako właściciel pojazdu widnieje właściciel firmy, a w przypadku spółki ‒ spółka.
Jakie są najważniejsze różnice między użytkowaniem firmowej osobówki a korzystaniem z ciężarówki na firmę?
- dla samochodów ciężarowych można odliczać 100% VAT od zakupu i kosztów eksploatacji i to bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu;
- samochody osobowe o wartości powyżej 150 tys. zł podlegają ograniczeniom amortyzacyjnym ‒ ciężarówek to nie dotyczy;
- ubezpieczenie ciężarówki jest zwykle wyższe.
Czy rejestracja samochodu firmowego przebiega inaczej niż przy samochodzie prywatnym?
Sama formalność wygląda dość podobnie jak przy rejestracji auta prywatnie. W obu przypadkach trzeba złożyć wniosek, dostarczyć wymagane dokumenty, uiścić opłaty.
Różnice dotyczą dokumentów, jakie trzeba przedłożyć w przypadku rejestracji samochodu na spółkę (odpis z KRS + dowód tożsamości osoby reprezentującej + ewentualne pełnomocnictwo).
Jako właściciel samochodu firmowego możesz już zostać naszym klientem i zamówić kartę paliwową Flotex ‒ kolejny krok w roztropnym zarządzaniu kosztami i rozliczeniami. Zapraszamy do kontaktu ‒ przedstawimy Ci indywidualną ofertę, skrojoną na miarę potrzeb Twojego biznesu.