Krajowy System e-Faktur ‒ co to jest i co warto o nim wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesny, centralny system fakturowania w Polsce, który od 2026 roku zacznie stopniowo zastępować tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne faktury wysyłane e-mailem. System ten ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów księgowych, przyspieszenie zwrotów VAT oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa rozliczeń zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla urzędu skarbowego.

Podstawą prawną KSeF są m.in. przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmiany wprowadzone ustawą z 9 maja 2024 r., które określają, jak i kiedy system ma funkcjonować.

Krajowy System e-Faktur – dla kogo?

KSeF będzie obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w Polsce, którzy wystawiają faktury VAT i którzy faktury wrzucają w koszty ‒ od dużych firm po mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Planowana data obowiązkowego wejścia systemu różni się w zależności od wielkości firmy, ale zasada jest prosta: jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i wystawiasz oraz księgujesz faktury, KSeF będzie Cię dotyczyć w nadchodzącym czasie.

Jakie podmioty nie będą musiały wystawiać faktur w KSeF?

Wielu małych przedsiębiorców zastanawia się, kto będzie zwolniony z KSeF. W pierwszym okresie obowiązywania wyłączenia rzeczywiście dotyczą m.in. podmiotów z bardzo niską sprzedażą miesięczną (do 10 tys. zł) ‒ choć warto sprawdzić szczegóły w aktualnych przepisach. 

Gdzie szukać takich informacji? Na przykład na stronie rządowej poświęconej KSeF.

Jak działa KSeF?

W uproszczeniu, KSeF to system, w którym faktury są wystawiane i przechowywane w formacie ustrukturyzowanym (XML), który następnie jest przesyłany do centralnej bazy Ministerstwa Finansów i nadawany jest mu unikalny numer KSeF. Taka faktura staje się wtedy oficjalnym dokumentem podatkowym.

Najważniejsze punkty działania systemu:

• Faktura ustrukturyzowana musi zawierać wszystkie kluczowe dane i jest automatycznie dostępna dla kontrahenta i Urzędu Skarbowego.
• Faktury są przechowywane centralnie i dostępne online nawet przez wiele lat.
• System eliminuje potrzebę wysyłania faktur e-mailem z załącznikami i ogranicza błędy wynikające z manualnego przepisywania danych.

Dla wielu mikro- i małych przedsiębiorców oznacza to mniej formalności i mniejsze ryzyko rozbieżności w rozliczeniach VAT ‒ dokumenty będą po prostu znajdować się w jednym miejscu. 

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Kiedy KSeF wchodzi w życie? Jest to podzielony na kilka etapów:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy największych podatników (np. firm z obrotem powyżej określonego progu).
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmuje większość pozostałych przedsiębiorców, w tym mikro, małe i średnie firmy prowadzące działalność gospodarczą.
• 1 stycznia 2027 r. – dodatkowy etap, w którym zostanie objętych także najmniejszych przedsiębiorców („wykluczonych cyfrowo”). 

Warto jednak podkreślić, że skoro duże firmy mają obowiązek wysyłki faktur już od 1 lutego 2026 r., to Ty ‒ jako mikroprzedsiębiorca ‒ będzie zobowiązany do odbierania tychże również przez system KSeF. Dobrze jest przygotować się do tego już teraz! Jak? Na przykład zintegrować swój program księgowy z KSeF.

Wysyłanie faktur do KSeF

Faktury do KSeF można wysyłać na kilka sposobów:

• bezpośrednio przez Aplikację Podatnika udostępnioną przez Ministerstwo Finansów,
• poprzez oprogramowanie księgowe, które wspiera wysyłkę do KSeF.

Po przesłaniu faktury do systemu jest ona automatycznie weryfikowana i otrzymuje numer KSeF ‒ to potwierdzenie, że dokument jest prawidłowy i wszedł „do obiegu”.

Uwaga! Po wprowadzeniu faktury do KSeF w razie pomyłki nie będzie możliwości jej „podmiany” ‒ w grę wchodzi wyłącznie jej korekta.

KSeF a karty flotowe

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmienia formę wystawiania i odbierania faktur, ale nie zmienia samej zasady rozliczeń znanej klientom kart flotowych Flotex. Tak jak dotychczas, użytkownicy kart otrzymują jedną zbiorczą fakturę miesięczną za wydatki związane z paliwem i innymi zakupami samochodowymi ‒ po wejściu obowiązkowego KSeF taka faktura będzie po prostu udostępniana również w systemie KSeF, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dla klientów oznacza to, że zmienia się kanał dostępu do dokumentu, a nie sposób korzystania z kart ani liczba faktur do rozliczenia. Jednak we Flotex, dla Państwa wygody, oprócz faktury dostępnej w KSeF, będziemy nadal wystawiać ją na Panelu Klienta w formacie PDF – w dotychczasowy sposób. Faktura ta będzie zawierała identyfikator KSeF i odpowiadała treści dokumentu dostępnego w systemie KSeF.

Q&A – odpowiadamy na najczęstsze pytania o KSeF

Od kiedy KSeF dla małych firm?

Dla małych firm i mikroprzedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczyna się 1 kwietnia 2026 r..

Od kiedy KSeF dla wszystkich?

Planowo od 1 kwietnia 2026 r. większość przedsiębiorców musi wystawiać faktury przez KSeF, a od 1 stycznia 2027 r. do systemu dołączają najmniejsi przedsiębiorcy.

Dla kogo KSeF od 1 lipca 2024?

Początkowo terminy były przesuwane i wstępne plany dotyczyły 2024–2025, ale obowiązkowy KSeF finalnie zaczyna się w 2026 r. ‒ nowsze terminy obowiązują na mocy ustawy z 2024 r. 

Jak zarejestrować się do KSeF?

Przez Aplikację Podatnika KSeF z profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym; w przypadku firm często wymagana jest rejestracja osoby odpowiedzialnej i wygenerowanie certyfikatu KSeF.

KSeF a data wystawienia faktury ‒ jak to wygląda?

Data wystawienia faktury to najczęściej data przesłania jej do KSeF. Wyjątkiem będą tutaj np. awarie systemu, brak dostępu do internetu itd. ‒ w takich sytuacjach datą wystawienia faktury będzie data wskazana na fakturze przez podatnika.

Numer KSeF – co to jest?

To unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze w systemie KSeF, potwierdzający jej poprawność i automatyczne zarejestrowanie w centralnej bazie.